Як і навіщо автоматизувати бізнес-процеси?
29 мая 2018 г. — Банки Украины
Автоматизація підприємства разом із застосуванням ІТ-технологій - це скорочення витрат, кількості співробітників, часу на виконання трудомістких операцій, а також підвищення якості роботи з клієнтами. Кінцевою метою правильної автоматизації підприємства є комплексна й економічно обґрунтована автоматизація всіх процесів бізнесу. При автоматизації бізнес-процесів дії працівників позбавляються неефективності та стають прозорими для керівника. Йому не потрібно контролювати всі процеси, система автоматизації бізнес-процесів дозволить зосередити свою увагу лише на результатах.
Що нам необхідно зробити чи як підготуватись до автоматизації?
Перед початком автоматизації бізнес-процесів, компанія повинна чітко визначити своє місце на ринку, на якому працює. Компанія повинна розробити довгострокову стратегію розвитку, котра відповідатиме на питання: "Чи потрібна нашій компанії автоматизація і як ми будемо розвиватися надалі?".
Повинна бути зрозумілою довгострокова мета компанії (утримати ринок, обігнати конкурентів, збільшивши продажі, провести диверсифікацію своїх напрямків роботи). Після визначення довгострокової мети легше зрозуміти середньострокові та короткострокові цілі.
З чого слід починати автоматизацію?
Компанія повинна визначити наявність та якість бізнес-процесів.
Наприклад:
• Процес закупівлі. Оформлення документів при закупівлі товарів, управління регулярністю процесів постачання тощо.
• Процес обробки клієнтського замовлення. Наприклад, чи наявна автоматична переадресація усіх вхідних дзвінків на основний номер у відділ продажу.
• Процес управління персоналом. Моніторинг зайнятості працівників та облік тривалості робочого часу.
• Процес роботи складу. Облік залишків та поінформованість про поповнення запасів товарів та ін.
Всі наявні бізнес-процеси повинні бути задокументовані в блок-схеми із деталізованим описом та регламентовані, тобто прописані у посадових інструкціях працівників компанії. Це дозволить убезпечити компанію від ситуацій, коли звільняються працівники та разом з ними зникають знання й інформація про бізнес-процеси.
Які саме процеси бізнесу слід автоматизувати в першу чергу?
Малий та середній бізнес спочатку повинен автоматизувати спілкування з замовниками (клієнтами) та всі його аспекти:
• Приймання замовлень.
• Наявність зворотного зв'язку.
• Робота зі скаргами клієнтів.
• Врахування побажань, пропозицій тощо.
Бізнесу потрібно розробити чіткий алгоритм роботи із замовником, починаючи від вхідного дзвінка або листа електронною поштою до виконання замовлення, врахувавши наявність гарантійного та післягарантійного обслуговування. Адже робота з клієнтами - найважливіший процес, що приносить прибутки. Лише після автоматизації відносин із клієнтом слід перейти до автоматизації інших бізнес-процесів: склад, закупівля, виробництво, ремонт та ін. На практиці ж при автоматизації бізнесу в першу чергу автоматизують матеріальні й грошові потоки: бухгалтерію, склади, банк, касу.
Таким чином, завдяки автоматизації з'явилася можливість ефективно узгодити більшість аспектів діяльності будь-якого підприємства. З допомогою автоматизації можна створити ефективну систему управління, сформувати єдину базу даних, побудувати єдину систему контролю над усіма процесами та ін.