• Google+

Особенности банковского документооборота

12 июня 2015 г. — Банки Украины

Документооборот в банковской сфере является довольно специфическим и в корне отличается от документооборота других типов организаций. К примеру, для ведения учетно-операционной работы используются специальные документы.

К учетно-операционным документам относится:

- документация, подтверждающая операции для ведения учета в банке;

- документация, на основании которой совершаются бухгалтерские записи;

- документация, подтверждающая правильность совершенных операций и их отражения в учете.

Спецификой бухгалтерского учета является мемориально-ордерная система, которая устанавливает, что записи по учету должны совершаться не в самом журнале, а в документах. По составу документов они делятся на документы, в которых содержатся эти записи (мемориальные документы) и раскрывающие содержание этих записей, достоверность и правильность (первичные документы). Для создания электронных архивов и СЭД может использоваться семейство программных продуктов "Канцлер" http://www.kancler.by/.

К мемориальным документам относятся: расчетно-денежные документы, мемориальные документы, кассовые и внебалансовые ордера.

Что же такое первичные документы и для каких целей они используются? К числу первичных документов принято относить акты, справки, счета, а также ряд других документов, при помощи которых подтверждается сам факт совершения определенной операции или сделки. Данный вид документов в большинстве случаев является дополнением к мемориальным документам, в которых фиксируется факт первичной документации и ее содержания. Если же первичные документы сшиваются, в мемориальные документы заносят данные о первичных документах с указанием номеров и дат.

Банковской документацией является совокупность мемориальных и первичных документов, которые используются для бухучета, а также осуществления контроля.

Существует несколько разновидностей мемориальных банковских документов для осуществления банковских операций:

- для осуществления расчетных операций (по поручениям, требованиям, чекам, аккредитивам, платежным ордерам, авизо, ордерам-распоряжениям кредитного отдела);

- для осуществления кассовых операций (по объявлениям, денежным чекам, приходным, и расходным ордерам);

- для осуществления внутрибанковских операций (по мемориальным ордерам).

Еще одной классификацией документации является классификация в зависимости от их составления, эти документы могут быть банковскими, составляемыми учреждениями банков, а также клиентскими, которые поступают от организаций, учреждений и предприятий.

Все банковские операции вне зависимости от типа и назначения отражаются в бухгалтерском учете, основанием для них являются расчетно-денежные документы, которые были оформлены согласно установленных требований. Если же вы будете применять бланки не установленной формы или же бланки одной формы менять на другие, это может привести к тому, что операции будут не правильно отражены.

Правила оформления реквизитов в документах четко регламентированы действующим законодательством.

Основанием для совершения операций в кредитных организациях может стать электронный платежный документ, а отдельных установленных законодательством случаях или же договором – его бумажной копией, которая заверяется уполномоченным лицом. Безусловно, вся банковская документация должна содержать необходимые реквизиты.

Организация банковского документооборота

Документооборотом в банке называется совокупность процессов прохождения документов от инстанций низшего звена до наивысших инстанций и завершения операций с занесением всех сведений в журнал.

Составляющими документооборота являются:

- порядок проведения документооборота относительно отдельных операций: расчетных и кассовых;

- график по документообороту, этим графиком определяется конкретное время, в которое будет проводиться работа с клиентами, кредитные и депозитные операции, операции на фондовом рынке, а также межбанковские и операции. Также здесь учитывается все время, которое необходимо для прохождения документации по всем участкам обработки. Это время, в свою очередь делиться на интервалы под названием "операционный день". В данный промежуток времени проводятся текущие операции, после чего они отображаются в учете. Порядок о том, какие образом должен проходить документооборот и графики разрабатываются каждым отдельным банком самостоятельно. Однако документооборот должен отвечать таким требованиям, как:

а) все расчетно-денежные документы, поступающие в банк в течение операционного дня должны быть приняты, оформлены и отражены по счетам в бухучете в тот же день;

б) если же эта документация по каким-то причинам поступила в банк позже расчетного дня, то, как правило, она должна проводиться следующим рабочим днем. Рамки рабочего дня устанавливается конкретно для каждого банка его руководством.

Следует акцентировать внимание на том, что прием документации должен проводиться самими учетно-операционными работниками, также документы могут приниматься через абонентский отдел в централизованном порядке или же специальными работниками. Если же документация поступает в банк во вне операционное время, ее сдают в специальных ящиках.

Комментарии

blog comments powered by Disqus

Финансовый супермаркет